Trong thực tế quản lý nhân sự, nhiều đơn vị đã xây dựng KPI nhưng khi bước vào đánh giá vẫn gặp khó khăn:
- KPI viết ra nhưng khó chấm điểm
- Người lao động không hiểu rõ mình được đánh giá theo tiêu chí nào
- Kết quả đánh giá còn mang tính cảm tính
Nguyên nhân chủ yếu là do KPI chưa đáp ứng đầy đủ các tiêu chí SMART. SMART không chỉ dùng để thiết lập KPI, mà còn là công cụ kiểm tra và đánh giá chất lượng KPI của từng cá nhân.
SMART – Bộ tiêu chuẩn kiểm tra KPI
SMART gồm 5 tiêu chí:
- S – Specific (Cụ thể)
- M – Measurable (Đo lường được)
- A – Achievable (Khả thi)
- R – Relevant (Phù hợp)
- T – Time-bound (Có thời hạn)
Khi đánh giá KPI của nhân sự, thay vì hỏi “KPI này có hay không?”, người quản lý nên đặt câu hỏi:
KPI này đã đủ 5 yếu tố SMART hay chưa?
Cách đánh giá KPI theo từng yếu tố SMART
1. Đánh giá tính CỤ THỂ (Specific)
Câu hỏi kiểm tra
- KPI này mô tả rõ công việc cụ thể hay chưa?
- Có thể hiểu giống nhau giữa người giao việc và người thực hiện không?
Dấu hiệu KPI chưa đạt
- Dùng từ chung chung: “tốt”, “hiệu quả”, “nâng cao”
- Không nêu rõ đầu việc
Ví dụ chưa đạt
Tham mưu tốt cho lãnh đạo
Ví dụ đạt
Soạn thảo báo cáo tổng hợp tình hình giải quyết hồ sơ hành chính
➡️ Kết luận đánh giá
Nếu KPI không mô tả rõ làm việc gì, thì chưa đạt tiêu chí S.
2. Đánh giá khả năng ĐO LƯỜNG (Measurable)
Câu hỏi kiểm tra
- KPI này có đo được bằng số liệu, tỷ lệ hoặc trạng thái rõ ràng không?
- Khi kết thúc kỳ đánh giá, có thể trả lời dứt khoát: đạt hay không đạt không?
Dấu hiệu KPI chưa đạt
- Không có con số
- Không có tiêu chí phân biệt đạt – không đạt
Ví dụ chưa đạt
Hoàn thành tốt công tác tiếp dân
Ví dụ đạt
Tiếp và xử lý 100% lượt công dân theo lịch, không để tồn đọng quá ngày
➡️ Kết luận đánh giá
Nếu không thể chấm điểm bằng số liệu hoặc tiêu chí rõ ràng, KPI chưa đạt tiêu chí M.
3. Đánh giá tính KHẢ THI (Achievable)
Câu hỏi kiểm tra
- KPI này có phù hợp với khối lượng công việc và nguồn lực không?
- Nhân sự có đủ thẩm quyền để hoàn thành KPI này không?
Dấu hiệu KPI chưa đạt
- Chỉ tiêu quá cao, không sát thực tế
- Phụ thuộc quá nhiều vào yếu tố ngoài tầm kiểm soát
Ví dụ chưa đạt
Giải quyết 100% hồ sơ trong 1 ngày
Ví dụ đạt
Giải quyết tối thiểu 95% hồ sơ đúng hạn theo quy định
➡️ Kết luận đánh giá
KPI quá lý tưởng hoặc vượt khả năng thực tế thì không đạt tiêu chí A.
4. Đánh giá tính PHÙ HỢP (Relevant)
Câu hỏi kiểm tra
- KPI này có đúng với chức năng, nhiệm vụ của vị trí không?
- Có đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chung của đơn vị không?
Dấu hiệu KPI chưa đạt
- KPI mang tính hình thức
- Không ảnh hưởng đến kết quả công việc chung
Ví dụ chưa phù hợp
Tham gia đầy đủ các phong trào (đối với vị trí chuyên môn kỹ thuật)
Ví dụ phù hợp
Hoàn thành đúng tiến độ các báo cáo chuyên môn theo phân công
➡️ Kết luận đánh giá
Nếu KPI không gắn với nhiệm vụ cốt lõi, thì chưa đạt tiêu chí R.
5. Đánh giá yếu tố THỜI HẠN (Time-bound)
Câu hỏi kiểm tra
- KPI này có mốc thời gian rõ ràng không?
- Đánh giá theo tháng, quý hay năm?
Dấu hiệu KPI chưa đạt
- Không nêu thời điểm hoàn thành
- Thời gian mơ hồ, kéo dài
Ví dụ chưa đạt
Hoàn thành báo cáo theo yêu cầu
Ví dụ đạt
Hoàn thành báo cáo quý I trước ngày 25/3
➡️ Kết luận đánh giá
Không có thời hạn rõ ràng thì KPI không đạt tiêu chí T.
Cách chấm KPI có đủ SMART hay chưa (gợi ý)
Có thể áp dụng bảng kiểm đơn giản:
| Tiêu chí | Đạt | Chưa đạt |
|---|---|---|
| Specific | ☐ | ☐ |
| Measurable | ☐ | ☐ |
| Achievable | ☐ | ☐ |
| Relevant | ☐ | ☐ |
| Time-bound | ☐ | ☐ |
➡️ Nguyên tắc
- KPI chỉ được xem là đạt chuẩn khi đáp ứng đủ 5/5 tiêu chí
- Thiếu 1 tiêu chí → cần chỉnh sửa KPI trước khi đưa vào đánh giá chính thức
Kết luận
SMART không chỉ là công thức đặt KPI, mà còn là công cụ kiểm soát chất lượng KPI của nhân sự.
Việc sử dụng SMART để đánh giá KPI giúp:
- Loại bỏ KPI hình thức
- Giảm đánh giá cảm tính
- Tăng tính minh bạch và công bằng trong quản lý nhân sự
KPI tốt là KPI mà người làm hiểu rõ – người quản lý đánh giá được – tổ chức sử dụng hiệu quả.
Trích bài phát biểu của Bí thư Thành phố Hồ Chí Minh trên báo Thanh Niên:
Tài liệu tham khảo: Số: 335/2025/NĐ-CP NGHỊ ĐỊNH Quy định về đánh giá, xếp loại chất lượng đối với cơ quan hành chính nhà nước và công chức
Thien Tiger
#xomsaigon nơi lưu giữ kí ức.
#adayinsaigon đi một ngày đàng học một sàn khôn.
