Trong quản trị nhân sự hiện đại, KPI được xem là công cụ quan trọng giúp đánh giá hiệu suất làm việc, định hướng hành vi đúng và tạo động lực phát triển cho nhân viên. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc lựa chọn nên xây KPI dựa theo mô tả công việc (JD – Job Description) hay dựa theo kế hoạch hành động (Action Plan). Mỗi cách tiếp cận đều có ưu – nhược điểm riêng và phù hợp với từng giai đoạn quản trị khác nhau.
- KPI theo mô tả công việc: Dựa vào chức năng – nhiệm vụ
Mô tả công việc được xem là nền tảng của mọi vị trí. Việc xây KPI theo mô tả công việc nghĩa là đánh giá nhân viên dựa trên những nhiệm vụ cốt lõi gắn với vai trò của họ. Ví dụ: nhân viên kế toán phải chốt sổ đúng hạn, nhân viên CSKH phải xử lý bao nhiêu ticket mỗi ngày.
Ưu điểm:
- Ổn định và nhất quán, giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm cơ bản.
- Thích hợp cho các vị trí vận hành có tính lặp lại, ít thay đổi.
- Dễ đo lường và quản lý, đặc biệt trong doanh nghiệp có cấu trúc rõ ràng.
Nhược điểm:
- Ít linh hoạt, khó phản ánh mục tiêu biến động theo từng thời kỳ.
- Dễ dẫn đến tình trạng nhân viên chỉ làm “đúng phần mình”, thiếu tinh thần hỗ trợ hoặc tham gia các dự án mới.
- Không phù hợp để thúc đẩy đổi mới hoặc mở rộng phạm vi công việc.
2. KPI theo kế hoạch hành động: Dựa vào mục tiêu – chiến lược
Kế hoạch hành động thường gắn với mục tiêu tháng, quý hoặc dự án. Khi xây KPI theo hướng này, doanh nghiệp đo lường kết quả theo mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn, ví dụ: tăng 20% khách hàng mới, triển khai thành công dự án A trước ngày X.
Ưu điểm:
- Tính linh hoạt cao, dễ điều chỉnh theo chiến lược kinh doanh.
- Thúc đẩy nhân viên tập trung vào những mục tiêu trọng tâm của từng thời kỳ.
- Khuyến khích tinh thần chủ động, sáng tạo và trách nhiệm cao hơn.
Nhược điểm:
- Có thể gây áp lực lớn, đặc biệt khi mục tiêu thay đổi liên tục.
- Đòi hỏi quản lý phải theo sát, cập nhật và truyền thông rõ ràng.
- Không phù hợp nếu doanh nghiệp chưa có năng lực hoạch định mục tiêu.
3. Vậy chọn hướng nào là tối ưu?
Cách tối ưu nhất là kết hợp cả hai. Doanh nghiệp nên thiết kế KPI theo mô hình 70 – 30 hoặc 60 – 40:
- Phần cứng (theo JD): đảm bảo nhân viên hoàn thành trách nhiệm nền tảng.
- Phần mềm (theo Action Plan): linh hoạt theo mục tiêu từng tháng/quý.
Cách kết hợp này vừa giữ được tính ổn định của mô tả công việc, vừa đảm bảo sự thích ứng với chiến lược và tốc độ thay đổi của thị trường.
Thien Tiger
#adayinsaigon – Đi một ngày đàng học một sàn khôn.
1 Comment